Materi Klerikal

A.    Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian kecil dari dokumen.

Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

B.     Jenis-Jenis Dokumen

1.      Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

a.       Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah.

b.      Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham.

c.       Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.

d.      Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.

2.      Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

a.       Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.

b.      Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).

c.       Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

C.    Ruang Lingkup Dokumentasi

1.      Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2.      Dokumentasi Korporil

Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3.      Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

D.    Dokumen Kantor (Surat)

Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-lain. Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.

1.      Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.

2.      Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.

a.       Alat bukti tertulis

Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contonya: surat perjanjian.

b.      Alat pengingat.

Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contohnya: akta jual beli.

c.       Bukti historis

Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.

d.      Duta organisasi

Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.

e.       Pedoman

Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat tugas.

f.       Sarana promosi

Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.