JOB DESCRIPTION HK

JOB DESCRIPTION HK

I.                  JOB DESCRIPTION

Penjelasan  tugas atau Job description merupakan hal yang perlu dipahami dalam organisasi housekeeping department. Job Description merupakan rangkaian atau tugas – tugas pekerjaan apa saja yang harus dilakasanakan sesuai dengan posisinya dan terhadap siapa harus bertanggung jawab.

Struktur organisasi yang tersusun yang disesuaikan dengan factor psikologisnya  dan fisiologisnya diharapkan akan memberikan kesan posistif dalam berorganisasi demi mencapai tujuan.
Penyusunan job description yang baik dan tepat merupakan salah satu kunci dalam mencapai kesuksesan. Job Description yang teralalu berbelit penuh dengan birokrasi akan menyulitkan dan akan menghambat pada kegiatan operasional. Job Description ini dimaksudkan agar karyawan atau staff memahami urutan kerja secara benar, karena job description ini juga yang akan mengukur kualitas pekerjaan itu sendiri . oleh karenanya setiap karyawan atau staff diwajibkan memahami apa yang menjadi tugas dan kewajibannya.

Baiklah, kita urutkan job description masing – masing posisi secara phyramid.

Executive Housekeeper

Secara struktur organisasi, Executive Housekeeper adalah orang nomor satu dalam organisasi housekeeping, wilayah pekerjaannya tentu sangat luas meliputi aspek operational dan administrasi.

Seorang Executive Housekeeper dituntut untuk dapat menganalisa, memprediksi, membuat estimasi yang  benar dan execute yang tepat sasaran. Tanggung jawab yang di embannya sangat besar, reporting  langsung kepada Room Division Manager atau Executive Assistant Manager atau dapat  juga langsung kepada General Manager, hal ini disesuaiken dengan struktur organisasi yang dibuat management.

Berikut adalah beberapa tugas dan kewajiban pokok seorang executive housekeeper secara garis besar ;

1. Mengkoordinir seluruh section yang berada dalam organisasi housekeeping department.
2. Membuat planning strategy perubahan atau penggantian, penambahan asset untuk semua section yang tentunya disesuaikan dengan budget yang ditentukan.
3. Membuat dan mengajukan ilustrasi budget.
4.  Melakukan  evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
5. Melakukan obeservasi dan melakukan purchase request untuk  kebutuhan  barang-barang (alat-alat) keperluan housekeeping.
6. Melakukan  kontrol dalam segi managing cost / penghematan tanpa mengurangi kualitas pelayanan.
7. Melakukan inspeksi dengan metode on the spot cheking.
8. Supervisi yang details dan critism  terhadap semua kegiatan operational .
9. Analisa terhadap segala bentuk keluhan   dan action yang tepat dengan memberikan solusi yang baik.
10. Coaching, Training untuk semua staff housekeeping.
11. Melakukan internal meeting yang rutin untuk evaluasi  hasil kerja dan solving problem yang timbul.
12. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

Selain tugas - tugas dan kewajiban yang tertera diatas adapula pekerjaan  –  pekerjaan yang merupakan tugas  dan kewajiban tambahan sebagai  seorang executive housekeeper. Tugas itu diantaranya ;

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan housekeeping.
2. Melakukan penilaian dan monitoring penampilan kerja assistant dan semua karyawan
3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
4. Negosiasi dengan supplier.

Assistant Executive Housekeeper

Pada Umumnya tugas dan jabatan assistant executive housekeeper yaitu membantu tugas yang di embankan kepada Executive housekeeper.Wilayah tugasnya adalah hampir sama dengan tugas dan kewajiban executive haousekeeper.Posisi yang berhubungan dan merupakan staffnya  langsung yaitu semua supervisor section.adapun seorang assistant executive housekeeper bertanggung jawab dan reporting kepada Executive Housekeeper.

Adapun tugas dan kewajiban pokoknya secara garis besar adalah sbb ;

1. Menerima laporan atau room status dari Front Office department.
2. Membuat perencanaan , General cleaning, maintenance, special project , tata ruang dll.
3. Mengevaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja.
4. Mengusulkan dan mengusahakan pengadaan alat – alat kerja yang effektif dan effisien dalam kegiatan housekeeping.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6. Melakukan controlling  dalam segi penghematan / Managing cost.
7. Random checking  di semua wilayah kegiatan housekeeping dan dengan metode  on the spot checking
8. Mengawasi dengan details setiap pekerjaan yang dilakukan bawahannya  dengan tujuan membangun kualitas kerja yang baik.
9.  Menampung, menganalisa  setiap keluhan dari karyawan ataupun tamu dan melakukan tindakan – tindakan untuk solving problemnya.
10. Menyelenggarakan training , coaching dan menthoring untuk semua staff housekeeping.
11. Menyelenggarakan internal meeting dalam rangka  evaluasi kerja.
12. Membuat schedule dan log inventory peralatan housekeeping secara periodeik guna melakukan  analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

Selain tugas dan kewajiban diatas, seorang assistant executive housekeeper harus dapat ;

-          Membantu kelancaran operasional.

-          Melakukan penilaian / appraisal  penampilan kerja bawahan langsung.

-          Monitoring  masalah produktivitas kerja.

-          Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

-          Menyelenggarakan briefing dan meeting.

Housekeeping Floor Supervisor

Untuk posisi supervisor pada umumnya tugas dan kewajibannya yaitu sama dengan yang memikul  tanggung jawab di public area, floor, Linen, dan florist.  Yaitu Melaksanakan seluruh kegiatan  operasional ,  Membuat  administrasi yang baik dan benar, Melakukan  pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, penataan, kelengkapan semua section baik floor, public area,sampai dengan  station atau linen room.

Floor supervisor tugas dan kewajibannya adalah ;

1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA,  ED, atau status lainnya yang di distribusikan  ke roomboy atau room maid.
2. Melakukan double check untuk  kamar-kamar yang telah dibersihkan dan akan siap jual.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada roomboy and room maid .
5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase  request untuk setiap Material Requisition
6. bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Menghandle Lost and Found.
9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.
10. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
11. Membuat time schedule .
12.  Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .
13. Mengatur  schedule annual leave karyawan.
14. Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
15. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.

Selain tugas – tugas diatas tsb, seorang supervisor diwajibkan membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya, melakukan penilaian penampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.

Public Area Supervisor

Tugas dan kewajibannya hampir sama dengan floor supervisor, selain tugas pokok publia area supervisor juga berkewajiban untuk menciptakan keharmonisan kekompakan kerja, penilaian, internal meeting dll.Adapun yang sedikit membedakannya adalah ;

1. Menerima Laporan event  berupa function sheet dari F&B department dan di distribusikan  ke houseman.
2. Melakukan double check untuk  ruangan – ruangan meeting atau F&B outlet  yang telah dibersihkan.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada houseman.
5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase  request untuk setiap Material Requisition
6. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Menghandle Lost and Found.
9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.
10. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
11. Membuat time schedule .
12.  Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .
13. Mengatur  schedule annual leave karyawan.
14. Memerikan perhatian khusus untuk  function atau event – event VIP.
15. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau  executive housekeeper.

Linen Supervisor

Begitu pula dengan posisi atau jabatan linen supervisor tugas dan kewajibannya sama dengan floor supervisor atau public area supervisor. Urutan pekerjaannya sebagai berikut ;

1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA,  ED, atau status lainnya yang di distribusikan  ke linen attendant .
2. Melakukan double check dan menerima permintaan  untuk  uniform, linen, towels bersih yang akan digunakan.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai , uniform , linen atau towels damages serta hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada linen attendant.
5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase  request untuk setiap Material linen.
6. Bertanggungjawab atas persediaan Linen Supplies beserta stock, juga uniform karyawan.
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Membuat log inventory linen, uniform .
9. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
10. Membuat time schedule .
11.  Mengatur  schedule annual leave karyawan.
12. Memberikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
13. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.

Selain tugas – tugas diatas tsb, seorang linen supervisor diwajibakan membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya terutama laundry ,memberikan service terbaik dalam pelayanan uniform untuk karyawan,  melakukan penilaian penampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.

Florist Supervisor

Untuk penataan, decoration untuk F&B outlet dan  guest room yang merupakan tugas dan kewajiban section Horticulture.

Section yang bertanggung jawab ini disebut dengan posisi florist supervisor yang membawahi staffnya florist attendant.Seorang florist supervisor di tuntut memiliki keahlian dalam seni menata ruangan, keahlian membuat flower arrangement.

Dibawah ini merupakan beberapa job description untuk seorang florist ;

1. Menerima Laporan event  berupa function sheet dari F&B department dan laporan status kamar.
2. Melakukan pengecekan  tanaman atau flower arrangement  kamar tamu atau  meeting room dan F&B outlet.  
3. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada florist attendant.
4. Membuat  purchase  request untuk setiap kebutuhan berbagai jenis tanaman.
5. Bertanggungjawab atas pembuatan mini garden dalam special event.
6. Menerima laporan kerusakan equipment dan membuat work order.
7. Membuat log  stock flower dan equipment .
8. Membuat time schedule .
9. Leading set-up pembuatan mini garden berdasarkan order function sheet .
10. Mengatur  schedule annual leave karyawan.
11. Memerikan perhatian khusus untuk  function atau event – event VIP.
12. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau  executive housekeeper.

Order Taker Officer

Order taker section merupakan section dengan Tugas dan kewajiban secara garis besarnya adalah sbb  ;

1. Menerima Laporan Room status dari Front office department , event function sheet dari F&B department dan di distribusikan kepada setiap supervisor setiap section.
2. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
3. Menerima setiap order yang memalui dengan sambungan telepon atau  direct, untuk diteruskan atau di follow up.
4. Mengelola  administrasi dengan baik .
5. Membuat  setiap purchase  request untuk setiap Material Requisition
6. Bertanggungjawab atas persediaan  peralatan administrasi ( office ).
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Menghandle Lost and Found.
9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dalam system.
10. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
11. Memberikan perhatian khusus untuk  function atau event – event VIP.

Room boy

Room boy yaitu suatu posisi atau jabatan yang dalam bertanggung jawab dalam kebersihan dan kenyaman khususnya kamar tamu.

Pada umumnya job descriptionnya sbb ;

1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan mengisinya pada  Room Boy Sheet dengan kode yang ditentukan sesuai dengan status nya .
2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.
3. Mengontrol inventory, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.
4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi kelengkapan tempat tidur, bath toom, living room sesuai dengan standard yang ditentukan.
5. Making bed dengan technik yang benar.
6. Mengganti linen atau towel yang kotor di setiap kamar.
7. Melakukan moping, vacuum cleaning dan shampoing carpet. 
8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, atau kejadian yang tidak layak kepada floor supervisor.
9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.
10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
11. Merapikan kembali  linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke  Station Floor/ pantry  masing-masing.
12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley chart.
13. Menerima dan melaksanakan tugas yang diperintahkan Floor Supervisor.
14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

Public Area Attendant

Staff atau karyawan yang bertanggung jawab atas kebersihan, kelengkapan , kenyamanan ruangan yang meliputi banyak orang dan kebersihan kantor – kantor disebut dengan posisi Public area attendant.

Dibawah ini beberapa job description seorang public area attendant;

1. Membersihkan seluruh Public Area seperti Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya.
2. Membersihkan dan melakukan pemeliharaan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.
3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. In charge pada ruangan yang sednag digunakan untuk  kegiatan / event  function, meeting, party dan lain-lain.
5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
6. Merawat pot tanaman dan membersihkannya dari sampah-sampah di sekelilingnya.
7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.
8. Membersihkan parkir area.
9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.
10. Melaksanakan general cleaning sesuai dengan schedule .
11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control
12. Menerima dan  melaksankaan tugas yang diperintahkan public area supervisor.
13. Bekerjasama dengan baik dengan rekan kerja department lainnya.