Telephone Operator Section

November 9, 2013 | ekafaradillah

TELEPHONE OPERATOR

IV.1 PENGERTIAN OPERATOR.
Operator adalah salah satu bagian penting yang potensial memberikan image kepada Customer pertama kali dalam menilai / melihat hotel kita. Penilaian itu akan langsung di berikan tamu tatkala kita menyampaikan Greeting dan kecepatan dalam mengangkat telepon. Operator bertugas menerima/menyambungkan telepon, baik ditujukan untuk karyawan hotel, maupun tamu hotel .
IV.2 STANDART GREETING.
External call : Selamat pagi/siang/sore/malam……
                        The sun hotel, dengan….(sebutkan nama), ada yang bisa kami bantu?
Internal call  : Selamat pagi/siang/sore/malam…..
                        Operator,  dengan….(sebutkan nama), ada yang bisa kami bantu?
IV.3 JAM OPERASIONAL.
Jam kerja bagian operator adalah jam kerja yang diberlakukan secara shift dan terbagi atas 3 shift.
a. Morning Shift / pagi            : 07.00-15.00 WIB
b. Afternoon Shift / siang       : 15.00-23.00 WIB
c. Night Shift / malam             : 23.00-07.00 WIB    
Masing-masing Shift 8 jam Operasional. Unuk memenuhi kebutuhan tamu yang tinggal di dalam hotel, kita memberikan pelayanan penuh 24 jam, jam berapapun tamu itu membutuhkan operator, kita harus siap.


IV.4 FASILITAS SAMBUNGAN
a. Kegiatan Pokok Operator :

1. Memberikan Llayanan Sambungan Telephone Keluar.
2. Memberikan Layanan Sambungan Telephone Masuk.
3. Memberikan Layanan Faximile baik Keluar maupun Masuk, untuk tamu, dan Internal.

b. Fasilitas Telepon Sambungan :

1. Sambungan Telepon Person To Person.
2. Sambungan Telepon Station To Station.
3. Layanan Pengiriman Faximill (Khusus Guest / Tamu)
4. Layanan Penerimaan Pesan.

IV.5 Tugas-Tugas Pokok Telephone Operator,dan Prosedurnya :

1.Penanganan Fax/Telepone  Masuk untuk tamu menginap.
Prosedur dan tanggung jawab operator :

• Menerima telephone / fax masuk.
• Memeriksa data tamu di Front Office system apakah tamu masih tinggal atau tidak di Hotel.
• Menyambungkan telephone sesuai nama / nomor kamar tamu yang di tuju.
• Menginformasikan bahwa telephone masih sibuk / tamu tidak ada di kamar dan menawarkan untuk meninggalkan pesan. ( bila tamu yang di tuju tidak ada di kamar)
• Menerima pesan dari penelepon .
• Memasukkan fax ke dalam amplop.
• Membuat bill sesuai dengan jumlah halaman yang di terima.
• Mencatat dalam buku expedisi fax.
• Mendistribusikan bill ke Front Desk Agent (FDA).

2. Penanganan Fax / Telephone Keluar untuk tamu yang menginap.

• Tamu yang menginap dan minta sambungan dari outlet, bisa dibayar tunai atau masuk ke tagihan kamar.
• Tamu luar yang minta sambungan fax, harus membayar tunai di Front Desk Agent  atau Business Center.
• Permintaan sambungan fax ke luar bisa di layani hanya di  operator dan Business Centre. Operator telepon hanya bisa menyambungkan telepon keluar sesuai Extention yang diperbolehkan melakukan telepon keluar.
• Fasilitas sambungan local, nasional, dan internasional di sediakan pada pesawat telephone di kamar dengan menekan akses 9 terlebih dahulu.

3. Penanganan permintaan Wake Up Call

Wake Up Call adalah permintaan untuk di bangunkan lewat dering telephone atau dengan mengetuk pintu di kamar yang di tuju.
Prosedur dan Tanggung Jawab Operator :

• Menerima permintaan Wake Up Call baik dari FDA atau langsung.
• Mencatat data Wake Up Call sesuai dengan permintaan tamu.
• Mengkonfirmasi ulang baik ke tamu maupun FDA, data yang sudah di catat.
• Menginformasikan ke petugas shift berikutnya baik secara lisan maupun dengan serah terima formulir.
• Menelepon kembali ke kamar untuk memastikan bahwa tamu sudah bangun.

Prosedur dan Tanggung Jawab Operator :

• Menerima pesan untuk tamu.
• Memeriksa data tamu yang dituju, pada Front Office System.
• Mencatat pesan.
• Mengkonfirmasi ulang pesan yang telah dicatat.
• Menulis pesan pada Guest Message Form.

4.    Cara Menerima Telephone.
       Alat yang diperlukan : Komputer / alat tulis dan pesawat telepon.
      Langkah-langkah kerja :

• Mengangkat telepon maksimal 3 kali dering.
• Memberi salam dan identitas diri ( Standart Greeting) “Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam, The Sun Hotel dengan…..(sebutkan nama), ada yang bisa kami Bantu?” dengan intonasi suara yang ramah.
• Dengarkan dengan baik pesan / permintaan tamu. Bila perlu di catat.
• Tanyakan kepada tamu jika ada yang belum jelas.
• Menanyakan apakah ada pesan / tambahan lagi.
• Jika ada pesan, segera catat dan ulangi pesan tersebut untuk mengantisipasi kesalahan.
• Akhiri penbicaraan denga mengucapkan terimakasih dan Greeting kembali. Dengan ramah dan sopan.
• Tutup gagang telephone dengan ujung jari, untuk menghindari kesan di banting.

1. Cara Mengirim Fax :

Langkah-langkah kerja :

• Mesin fax pada posisi standby.
• Pastikan fax surat yang akan di kirim dalam posisi tulisan menghadap kebawah.
• Setelah nomor tujuan fax ditekan, tekan tombol start untuk mulai mengirim.
• Tunggu beberapa saat kemudian akan keluar laporan jurnal transaksi fax.
• Membuat bill sesuai dengan transaksi fax yang dilakukan. Jika untuk tamu.
• Untuk karyawan hotel yang mengirim atau menerima fax, hanya di tulis di buku expedisi fax.

1. Melakukan Wake Up Call manual.

Melakukan wake Up Call secara manual ini hanya menghubungi tamu yang dimaksut melalui telephone secara berulang-ulang sampai tamu mengangkat sendiri dering telephone tersebut.
Jika tamu tidak juga mengangkat telephone, hubungi Duty Manager.

• Yang dilakukan Duty Manager dan Security

ü  Memastikan nomor kamar tamu yang akan dibangunkan.
ü  Mendatangi kamar tamu dan mengetuk pintunya.
ü  Menyampaikan salam dan jam bangun.
ü  Menginformasikan kembali kepada operator.

 Wake-up Call service :
Selamat pagi /siang/sore/malam, mr/mrs……? ini adalah layanan bangun pagi / siang / sore anda , waktu sudah menunjukkan pukul 07.00 WIB. Semoga hari anda menyenangkan / selamat beraktivitas.

Good morning / afternoon / evening, mr/mrs….? This is Wake-up Call service the time is 07.00 WIB. Have a nice day / Good Activity.

Saat Operator menyambungkan telepon keluar dari karyawan hotel sendiri, operator harus menulis di log book telepon keluar. Untuk perlu di ingat ada nomor extention tertentu yang tidak boleh melakukan telephone keluar.

Tugas General Manager Hotel

Diposkan oleh Rozadika Muhammad on Selasa, 04 Juni 2013

Menjadi Seorang General Manager Hotel adalah posisi yang sangat dinginkan bagi para mahasiswa, khususnya bagi para mahasiswa jurusan perhotelan. Tapi, sangat tidak mudah untuk menjadi seorang manager hotel. Tugas dan tanggung jawab seorang Manager Hotel sangat berat. Lagi pula, untuk menjadi seorang General Manager Hotel dibutuhkan pengalaman yang sangat banyak terutama di bidang perhotelan. 

Manajer Hotel (perhotelan) adalah orang yang mengelola operasional sehari-hari dalam manajemen hotel. Hotel besar selalu memiliki tim untuk manajemen, dimana setiap anggota tim berkonsentrasi pada daerah kepentingan tertentu.

Manajer Hotel bertanggung jawab atas operasi yang efisien dan menguntungkan bagi perusahaan mereka. General Manajer Hotel bertugas mengontrol keuangan, rumah tangga, kualitas pelayanan dan makanan, dekorasi dan interior serta pembentukan norma-norma yang harus diikuti oleh staf sambil memberikan layanan mereka kepada para tamu, dll. Sedangkan, tugas dari Asisten Manajer adalah untuk mengawasi operasional sehari-hari dari departemen. hotel besar memiliki Manajer Residen untuk menyelesaikan masalah sepanjang waktu. Di sini para manajer departemen yang berbeda diawasi oleh manajemen puncak.
 

Manajer-manajer hotel merencanakan, mengorganisir dan mengatur operasi hotel, motel dan perusahaan yang sama/sejenis untuk menyediakan penginapan dan fasilitas lainnya kepada tamu Indonesia.

Tugas Seorang Manager Hotel :

1. Mengatur dan meneliti pemesanan, penerimaan, pelayanan kamar, dan kegiatan pengurus/pelayan hotel
2. Mengawasi persiapan keamanan, kebun dan pemeliharaan barang-barang
3. Merencanakan dan mengawasi bar/tempat minum, restauran, dan tempat/ruangan untuk konferensi
4. Mengamati minuman keras, permainan dan peraturan hukum yang terkait dengannya
5. Menilai dan memeriksa kepuasan tam
6. Memeriksa pembukuan dan kegiatan pembelian
7. Menetapkan pembuatan anggaran.
8. Mengawasi pemilihan, pelatihan dan pengawasan terhadap staf
9. Memastikan terpenuhinya standar K3 sesuai dengan peraturan perundang-undangan
10. Menyediakan informasi wisata lokal dan mengatur trasportasi untuk kunjungan/wisata kepada tamu

Sales & Marketing Departemen

17.51 |

 

Fungsi seorang sales dalam menjalankan tugasnya adalah untuk menjual produk, oleh karena itu seseorang sales harus memiliki kemampuan  untuk bisa berkomunikasi dengan baik kepada setiap orang yang berhubungan  langsung dengan produk tersebut. Kemampuan untuk berkomunikasi ini sangat diperlukan dan harus disesuaikan dengan waktu, tempat dan karakter orang yang  ditemui. Hal ini akan sangat terasa sekali apabila terjadi masalah yang  menyebabkan seorang sales harus menghadapi lebih dari satu orang dengan beragam keinginan pula.

Cara penyampaian yang baik mutlak diperlukan agar setiap orang tidak merasa dirugikan dan masalah dapat terselesaikan dengan baik.Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai macam cara tergantung kondisi dan situasi yang dihadapi pada saat itu. Yang terpenting adalah bagaimana agar maksud dan tujuan yang diharapkan dapat dimengerti oleh orang bersangkutan.

Menurut Refrinal dalam artikelnya yang berjudul, Sustainable Brand, Sustainable Sales, Sustainable People & Sustainable Competitive Advantadge yang diakses pada http: //refrinal. blogs. Friendster .com/ refrinal/sustainable/html, diakses tanggal 4 Juli 2008,  Sales Marketing  jika diartikan secara harfiah adalah penjualan dan pemasaran, kedua kata ini nyaris diartikan sama, hampir tanpa pembeda sama sekali karena orientasinya adalah pada omset. Sales (penjualan)  adalah sekelompok aktivitas orang (salesman) yang menjalankan efek langsung dari pekerjaan marketer. Ketika transaksi itu telah menjadi transaksi yang berkelanjutan (sustainable of transactions) dan menghasilkan permintaan yang terus menerus (continuesly of demand), maka pekerjaan distribusi, termasuk delivery akan didelegasikan pada sekelompok tenaga penjualan (Salesman). Namun bukan berarti salesman itu hanya dibekali pengetahuan ‘bagaimana mendelivery-kan’ produk, mereka juga harus diberi pengetahuan dasar tentang product knowledge dan menjaga kepuasan disepanjang jalur distribusi itu, dengan memperhatikan call, effective call, drop size, dan lain sebagainya. Nah hal-hal ini yang menjadi pemikiran di perusahaan , menggabungkan pekerjaan marketing dan sales. Namun yang membedakannya adalah, seorang marketer bisa menjalankan fungsi-fungsi salesman sekaligus, namun sebaliknya seorang salesman belum tentu dapat mengemban fungsi sekaligus sebagai seorang marketing. Lebih jelasnya dikatakan bahwa yang dimaksud dengan sales marketing adalah suatu bagian (departemen) yang bertugas sebagai pemasar sekaligus sebagai penjual, dikatakan sebagai sales (penjual) karena mereka bertanggung jawab terhadap :

1.       Proses meyakinkan konsumen bahwa produk-produk itu adalah apa yang dikehendaki oleh mereka (manajemen merek).

2.       Menyalurkannya dari pembuatan ke tempat pemakaian (distribusi),

3.       Melakukan penjualan (manajemen penjualan) dan

4.       Mengajak lewat komunikasi (pengiklanan)

Sedangkan dikatakan sebagai marketer (Marketing) karena merakalah yang bertanggung jawab terhadap :

1.    Mencari fakta-fakta (riset pasar)

2.    Membuat peramalan dan penelitian (forecasting)

3.    Menjalankan perubahan-perubahan yang terjadi akibat penelitian (pengembangan poduk baru).

4.    Memutuskan tentang kuantitas (penyusunan anggaran).

5.    Memutuskan dengan harga berapa barang dijual dan dengan keuntungan berapa (kebijakkan penentapan harga).

Struktur dan Job Description Laundry Department

Struktur dan Job Description Laundry Department

Tujuan pembelajaran

Setelah mempelajari unit ini siswa diharapkan dapat :

1.      Menjelaskan struktur organisasi laundry

2.      Mengidentifikasi seksi-seksi di laundry

3.      Menjelaskan tugas dan tanggung jawab seksi-seksi di laundry

4.      Menyebutkan uraian tugas seksi-seksi laundry

Materi ajar

Laundry adalah bagian hotel yang bertanggung jawab terhadap pencucian pakaian tamu, seragam karyawan dan linen-linen hotel.

A.    Struktur Organisasi dan Seksi-seksi di Laundry

Pimpinan laundry (laundry manager) bertanggung jawab pada operational departemen ini. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh :

1. wakil pimpinan laundry
2. sekretaris pimpinan laundry
3. pengawas laundry
4. wakil pengawas
5. seksi-seksi yang menangani tugas di laundry secara langsung

Seksi-seksi yang ada di laundry adalah :

1. seksi counter
2. seksi valet
3. seksi ordek taker
4. seksi checker
5. seksi marker
6. seksi washer
7. seksi presser
8. seksi finisher
9. seksi dry cleaning

B.     Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas dan tanggung jawab departemen laundry sangat erat kaiatannya dengan hubungan keberhasilan operasional hotel. Pelayan yang diberikan oeh departemen ini adalah :

1.      pencucian linen yang digunakan di tata graha, seperti sheet, pillow case, blanker, bed skrits dan towels

2.      pencucian linen yang digunakan di tata graha dan boga, seperti napkin, table cloth, table mat, slip cloth

3.      pencucian seragam karyawan, seperti jas, kemeja, celana, baju, celemek, topi

4.      cucian tamu hotel meliputi dry cleaning, laundry, press only

5.      outside laundry

C.     Uraian Tugas Personil

1.      laundry manager

a.       merencanakan program kerja dan anggaran pada bagian laundry

b.      mengkoordinir pelaksanaan tugas di laundry

c.       mengawasi kerja langsung bawahannya

d.      bertanggung jawab atas pengeluaran untuk biaya operasional

e.       bertanggung jawab atas pencapaian target pendapatan laundry

f.       melatih dan memotivasi bawahannya

g.      membuat evaluasi bawahan secara rutin maupun setiap tahun

h.      menangani masalah atau keluhan tamu

i.        membuat laporan kepada general manager

j.         membina kerjasama dengan pimpinan dan bagian lain

2.      ass. Laundry manager

a.       melaksanakan program kerja yang telah di tentukan bersama

b.      mengkoordinir pengawas dan bawahan

c.       memimpin dan membuat jadwal kerja pengawas

d.      mengontrol hasil kerja bawahan

e.       menggantikan peran laundry manager saat berhalangan

f.       membuat permintaan perbaikan, pembelian alat-alat bahan pencuci dan linen maupun perlengkapan operasional lainnya

g.      menyelesaikan masalah yang timbul sehubungan dengan bawahan atau cucian tamu

h.      membuat laporan atau evaluasi hasil kerja bawahan dan memeriksa pemakaian alat-alat dan bahan pencuci

i.        melatih bawahan agar terampil

3.      laundry supervisor

a.       melaksanakan program kerja yang telah ditentukan bersama

b.      mengkoordinir bawahan agar operasional berjalan lancar

c.       membuat jadwal kerja bawahan

d.      mengawasi hasil kerja bawahan dengan baik

e.       melatih dan memotivasi bawahan agar trampil pada bidangnya

f.       mengawasi pemakaian alat dan bahan pencuci

g.      membuat laporan perbaikkan bila ada kerusakan

h.      membuat inventarisasi rutin pada seksi masing-masing

i.        membuat laporan hasil kerja anak buah

j.        membina kerjasama dengan pengawas lain

4.      ass. Supervisor

a.       melaksanakan program kerja yang telah ditentukan

b.      mengambil alih laundry supervisor bila ada halangan

5.      laundry secretary

secara umum membantu laundry manager dalam menyelesaikan seluruh tugas-tugas yang sifatnya administrative

6.      order taker

mencatat permintaan pencucian dari tamu dan mengkonfirmasikan kepada valet agar mengambil cucian tersebut

7.      counter

a.       bertanggung jawab atas kelancaran penerimaan dan pengembalian cucian tamu dari luar hotel

b.      menerima cucian kotor dari tamu luar hotel

c.       menerima pakaian yang disetrika saja

d.      mengatur cucian tamu yang sudah selesai tapi belum diambil pada rak atau gantungan

e.       menangani pembayaran ongkos cucian

f.       membuat laporan pendapatan keuntungan laundry

8.      valet

bertanggung jawab mengambil serta mengembalikan cucian tamu hotel

9.      checker

a.       memeriksa cucian kotor dari valet

b.      memeriksa dan menghitung kembali jumlah cucian agar sesuai dengan daftar laundry

c.       memeriksa kondisi cucian

d.      memperhatikan permintaan tamu dan memberitahu kepada seksi yang bersangkutan sehubungan dengan cucian tamu

e.       memindahkan datta dari launddry list ke buku cucian tamu

f.       menyerahkan laundry list ke bagian laundry, dry cleaning dan laundry office

g.      mengumpulkan cucian sesuai dengan kode atau nomer cucian

h.      membungkus cucian yang sudah di sortir dengan laundry cover plastik

10.  marker

bertanggung jawab memberi identitas pada cucian agar cucian nantinya tidak campur dan medah dikumpulkkan atau menghindari pada saat mengembalikan terjadi kekeliruan

11.  washer

bertanggung jawab melaksanakan pencucian pakaian yang di marking, sebagai pre-washiing, mengoperasikan mesin pemeras dan mesin pengering

12.  presser

bertanggung jawab penyetrikaan dengan menggunakan alat manual atau makinal

13.  finisher

bertanggung jawab menyelesaikan pengepressan dan penyetrikaan pakaian setelah dikeringkan

14.  dry cleaning operator

a.       bertanggung jawab melakukan pencucian dengan menggunakan mesin dry cleaning

b.      memeriksa dan mensortir cucian yang akan dicuci menurut jenis bahan dan warna

c.       memasukkan cucian ke trolley bila perlu untuk menghindari kerusakan bahan

JOB DESCRIPTION HK

JOB DESCRIPTION HK

I.                  JOB DESCRIPTION

Penjelasan  tugas atau Job description merupakan hal yang perlu dipahami dalam organisasi housekeeping department. Job Description merupakan rangkaian atau tugas – tugas pekerjaan apa saja yang harus dilakasanakan sesuai dengan posisinya dan terhadap siapa harus bertanggung jawab.

Struktur organisasi yang tersusun yang disesuaikan dengan factor psikologisnya  dan fisiologisnya diharapkan akan memberikan kesan posistif dalam berorganisasi demi mencapai tujuan.
Penyusunan job description yang baik dan tepat merupakan salah satu kunci dalam mencapai kesuksesan. Job Description yang teralalu berbelit penuh dengan birokrasi akan menyulitkan dan akan menghambat pada kegiatan operasional. Job Description ini dimaksudkan agar karyawan atau staff memahami urutan kerja secara benar, karena job description ini juga yang akan mengukur kualitas pekerjaan itu sendiri . oleh karenanya setiap karyawan atau staff diwajibkan memahami apa yang menjadi tugas dan kewajibannya.

Baiklah, kita urutkan job description masing – masing posisi secara phyramid.

Executive Housekeeper

Secara struktur organisasi, Executive Housekeeper adalah orang nomor satu dalam organisasi housekeeping, wilayah pekerjaannya tentu sangat luas meliputi aspek operational dan administrasi.

Seorang Executive Housekeeper dituntut untuk dapat menganalisa, memprediksi, membuat estimasi yang  benar dan execute yang tepat sasaran. Tanggung jawab yang di embannya sangat besar, reporting  langsung kepada Room Division Manager atau Executive Assistant Manager atau dapat  juga langsung kepada General Manager, hal ini disesuaiken dengan struktur organisasi yang dibuat management.

Berikut adalah beberapa tugas dan kewajiban pokok seorang executive housekeeper secara garis besar ;

1. Mengkoordinir seluruh section yang berada dalam organisasi housekeeping department.
2. Membuat planning strategy perubahan atau penggantian, penambahan asset untuk semua section yang tentunya disesuaikan dengan budget yang ditentukan.
3. Membuat dan mengajukan ilustrasi budget.
4.  Melakukan  evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
5. Melakukan obeservasi dan melakukan purchase request untuk  kebutuhan  barang-barang (alat-alat) keperluan housekeeping.
6. Melakukan  kontrol dalam segi managing cost / penghematan tanpa mengurangi kualitas pelayanan.
7. Melakukan inspeksi dengan metode on the spot cheking.
8. Supervisi yang details dan critism  terhadap semua kegiatan operational .
9. Analisa terhadap segala bentuk keluhan   dan action yang tepat dengan memberikan solusi yang baik.
10. Coaching, Training untuk semua staff housekeeping.
11. Melakukan internal meeting yang rutin untuk evaluasi  hasil kerja dan solving problem yang timbul.
12. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

Selain tugas - tugas dan kewajiban yang tertera diatas adapula pekerjaan  –  pekerjaan yang merupakan tugas  dan kewajiban tambahan sebagai  seorang executive housekeeper. Tugas itu diantaranya ;

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan housekeeping.
2. Melakukan penilaian dan monitoring penampilan kerja assistant dan semua karyawan
3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
4. Negosiasi dengan supplier.

Assistant Executive Housekeeper

Pada Umumnya tugas dan jabatan assistant executive housekeeper yaitu membantu tugas yang di embankan kepada Executive housekeeper.Wilayah tugasnya adalah hampir sama dengan tugas dan kewajiban executive haousekeeper.Posisi yang berhubungan dan merupakan staffnya  langsung yaitu semua supervisor section.adapun seorang assistant executive housekeeper bertanggung jawab dan reporting kepada Executive Housekeeper.

Adapun tugas dan kewajiban pokoknya secara garis besar adalah sbb ;

1. Menerima laporan atau room status dari Front Office department.
2. Membuat perencanaan , General cleaning, maintenance, special project , tata ruang dll.
3. Mengevaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja.
4. Mengusulkan dan mengusahakan pengadaan alat – alat kerja yang effektif dan effisien dalam kegiatan housekeeping.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6. Melakukan controlling  dalam segi penghematan / Managing cost.
7. Random checking  di semua wilayah kegiatan housekeeping dan dengan metode  on the spot checking
8. Mengawasi dengan details setiap pekerjaan yang dilakukan bawahannya  dengan tujuan membangun kualitas kerja yang baik.
9.  Menampung, menganalisa  setiap keluhan dari karyawan ataupun tamu dan melakukan tindakan – tindakan untuk solving problemnya.
10. Menyelenggarakan training , coaching dan menthoring untuk semua staff housekeeping.
11. Menyelenggarakan internal meeting dalam rangka  evaluasi kerja.
12. Membuat schedule dan log inventory peralatan housekeeping secara periodeik guna melakukan  analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

Selain tugas dan kewajiban diatas, seorang assistant executive housekeeper harus dapat ;

-          Membantu kelancaran operasional.

-          Melakukan penilaian / appraisal  penampilan kerja bawahan langsung.

-          Monitoring  masalah produktivitas kerja.

-          Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

-          Menyelenggarakan briefing dan meeting.

Housekeeping Floor Supervisor

Untuk posisi supervisor pada umumnya tugas dan kewajibannya yaitu sama dengan yang memikul  tanggung jawab di public area, floor, Linen, dan florist.  Yaitu Melaksanakan seluruh kegiatan  operasional ,  Membuat  administrasi yang baik dan benar, Melakukan  pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, penataan, kelengkapan semua section baik floor, public area,sampai dengan  station atau linen room.

Floor supervisor tugas dan kewajibannya adalah ;

1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA,  ED, atau status lainnya yang di distribusikan  ke roomboy atau room maid.
2. Melakukan double check untuk  kamar-kamar yang telah dibersihkan dan akan siap jual.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada roomboy and room maid .
5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase  request untuk setiap Material Requisition
6. bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Menghandle Lost and Found.
9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.
10. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
11. Membuat time schedule .
12.  Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .
13. Mengatur  schedule annual leave karyawan.
14. Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
15. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.

Selain tugas – tugas diatas tsb, seorang supervisor diwajibkan membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya, melakukan penilaian penampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.

Public Area Supervisor

Tugas dan kewajibannya hampir sama dengan floor supervisor, selain tugas pokok publia area supervisor juga berkewajiban untuk menciptakan keharmonisan kekompakan kerja, penilaian, internal meeting dll.Adapun yang sedikit membedakannya adalah ;

1. Menerima Laporan event  berupa function sheet dari F&B department dan di distribusikan  ke houseman.
2. Melakukan double check untuk  ruangan – ruangan meeting atau F&B outlet  yang telah dibersihkan.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada houseman.
5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase  request untuk setiap Material Requisition
6. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Menghandle Lost and Found.
9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.
10. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
11. Membuat time schedule .
12.  Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .
13. Mengatur  schedule annual leave karyawan.
14. Memerikan perhatian khusus untuk  function atau event – event VIP.
15. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau  executive housekeeper.

Linen Supervisor

Begitu pula dengan posisi atau jabatan linen supervisor tugas dan kewajibannya sama dengan floor supervisor atau public area supervisor. Urutan pekerjaannya sebagai berikut ;

1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA,  ED, atau status lainnya yang di distribusikan  ke linen attendant .
2. Melakukan double check dan menerima permintaan  untuk  uniform, linen, towels bersih yang akan digunakan.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai , uniform , linen atau towels damages serta hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada linen attendant.
5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase  request untuk setiap Material linen.
6. Bertanggungjawab atas persediaan Linen Supplies beserta stock, juga uniform karyawan.
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Membuat log inventory linen, uniform .
9. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
10. Membuat time schedule .
11.  Mengatur  schedule annual leave karyawan.
12. Memberikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
13. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.

Selain tugas – tugas diatas tsb, seorang linen supervisor diwajibakan membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya terutama laundry ,memberikan service terbaik dalam pelayanan uniform untuk karyawan,  melakukan penilaian penampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.

Florist Supervisor

Untuk penataan, decoration untuk F&B outlet dan  guest room yang merupakan tugas dan kewajiban section Horticulture.

Section yang bertanggung jawab ini disebut dengan posisi florist supervisor yang membawahi staffnya florist attendant.Seorang florist supervisor di tuntut memiliki keahlian dalam seni menata ruangan, keahlian membuat flower arrangement.

Dibawah ini merupakan beberapa job description untuk seorang florist ;

1. Menerima Laporan event  berupa function sheet dari F&B department dan laporan status kamar.
2. Melakukan pengecekan  tanaman atau flower arrangement  kamar tamu atau  meeting room dan F&B outlet.  
3. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada florist attendant.
4. Membuat  purchase  request untuk setiap kebutuhan berbagai jenis tanaman.
5. Bertanggungjawab atas pembuatan mini garden dalam special event.
6. Menerima laporan kerusakan equipment dan membuat work order.
7. Membuat log  stock flower dan equipment .
8. Membuat time schedule .
9. Leading set-up pembuatan mini garden berdasarkan order function sheet .
10. Mengatur  schedule annual leave karyawan.
11. Memerikan perhatian khusus untuk  function atau event – event VIP.
12. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau  executive housekeeper.

Order Taker Officer

Order taker section merupakan section dengan Tugas dan kewajiban secara garis besarnya adalah sbb  ;

1. Menerima Laporan Room status dari Front office department , event function sheet dari F&B department dan di distribusikan kepada setiap supervisor setiap section.
2. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
3. Menerima setiap order yang memalui dengan sambungan telepon atau  direct, untuk diteruskan atau di follow up.
4. Mengelola  administrasi dengan baik .
5. Membuat  setiap purchase  request untuk setiap Material Requisition
6. Bertanggungjawab atas persediaan  peralatan administrasi ( office ).
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Menghandle Lost and Found.
9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dalam system.
10. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
11. Memberikan perhatian khusus untuk  function atau event – event VIP.

Room boy

Room boy yaitu suatu posisi atau jabatan yang dalam bertanggung jawab dalam kebersihan dan kenyaman khususnya kamar tamu.

Pada umumnya job descriptionnya sbb ;

1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan mengisinya pada  Room Boy Sheet dengan kode yang ditentukan sesuai dengan status nya .
2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.
3. Mengontrol inventory, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.
4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi kelengkapan tempat tidur, bath toom, living room sesuai dengan standard yang ditentukan.
5. Making bed dengan technik yang benar.
6. Mengganti linen atau towel yang kotor di setiap kamar.
7. Melakukan moping, vacuum cleaning dan shampoing carpet. 
8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, atau kejadian yang tidak layak kepada floor supervisor.
9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.
10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
11. Merapikan kembali  linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke  Station Floor/ pantry  masing-masing.
12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley chart.
13. Menerima dan melaksanakan tugas yang diperintahkan Floor Supervisor.
14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

Public Area Attendant

Staff atau karyawan yang bertanggung jawab atas kebersihan, kelengkapan , kenyamanan ruangan yang meliputi banyak orang dan kebersihan kantor – kantor disebut dengan posisi Public area attendant.

Dibawah ini beberapa job description seorang public area attendant;

1. Membersihkan seluruh Public Area seperti Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya.
2. Membersihkan dan melakukan pemeliharaan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.
3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. In charge pada ruangan yang sednag digunakan untuk  kegiatan / event  function, meeting, party dan lain-lain.
5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
6. Merawat pot tanaman dan membersihkannya dari sampah-sampah di sekelilingnya.
7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.
8. Membersihkan parkir area.
9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.
10. Melaksanakan general cleaning sesuai dengan schedule .
11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control
12. Menerima dan  melaksankaan tugas yang diperintahkan public area supervisor.
13. Bekerjasama dengan baik dengan rekan kerja department lainnya.